Að samræma innri og ytri samskipti snýst einfaldlega um að tryggja að sagan sem þið segið innan fyrirtækisins sé sú sama og sagan sem þið segið umheiminum.
Vefsíðan, bæklingar, sölukynningar og annað markaðsefni sýna aðeins hluta af vörumerkinu. Hinn hlutinn kemur frá fólkinu ykkar.
Hvernig? Með því hvernig starfsfólkið talar um fyrirtækið. Hvernig það lýsir gildunum. Og hvernig það svarar daglegum spurningum.
Þegar innri og ytri skilaboð passa ekki saman geta viðskiptavinir hins vegar orðið ruglaðir. Eitt augnablikið lesa þeir eitt og það næsta heyra þeir eitthvað annað.
Og hér liggur vandamálið: Ruglingur er óvinur trausts.
Og ef traustið er ekki til staðar – hver vill þá kaupa af eða vinna með fyrirtæki sem hann treystir ekki?
Enginn.
Þess vegna er svo mikilvægt að innri og ytri samskipti séu samræmd.
En hvernig geturðu komist að því hvort misræmi sé á milli innri og ytri samskipta?
Við höfum tekið saman einfalt sjálfsmat sem þú getur framkvæmt strax 👇
Æfing 1: Athugaðu hvort allir séu á sömu blaðsíðu
Byrjaðu á þessu einfalda smáprófi til að sjá hvort allir séu sammála um kjarnann eða hvort merki séu um misræmi milli innri og ytri samskipta.
Þetta er einfalt og hagnýtt og krefst engrar undirbúnings.
Fylgdu þessum skrefum:
- Veldu 3–5 samstarfsfélaga.
- Spyrðu þau: „Hvernig myndir þú útskýra á einni mínútu hvað við gerum og hvers vegna það skapar verðmæti?“
- Skrifaðu niður svörin.
Þetta er einfalt en mjög áhrifaríkt próf. Af hverju? Vegna þess að þegar þú notar svörin í æfingu 3 kemur nánast alltaf í ljós hvar samskiptin hafa farið að þróast í ólíkar áttir – ef misræmi er til staðar.
Æfing 2: Gerðu raunveruleikapróf með starfsfólki sem er í beinum samskiptum við viðskiptavini
Starfsfólkið sem er í beinum samskiptum við viðskiptavini þekkir markhópinn best.
Það heyrir mótbárur, spurningar og viðbrögð löngu áður en þau birtast í tölfræðinni þinni.
Nýttu þessa þekkingu með einföldu „framlínuprófi“:
- Veldu 3–5 samstarfsfélaga úr sölu og/eða þjónustu.
- Spyrðu þau:
- „Um hvað eru viðskiptavinir að spyrja núna sem þeir spurðu ekki um fyrir 6 mánuðum?“
- „Hvaða ávinningur eða eiginleikar vekja jákvæðustu viðbrögðin hjá viðskiptavinum?“
- „Hvaða mótbárur koma oftast upp – og hvernig svarið þið þeim?“
- Skrifaðu niður svörin.
Þetta próf sýnir hvar bil kann að vera á milli þess sem markaðsefnið lofar og þeirra mótbára sem starfsfólkið mætir í raunverulegum samtölum. Mundu þó að þú ert að leita að mynstrum, ekki fullkomnu orðalagi. Þegar sömu spurningar og mótbárur koma fram hjá mörgum samstarfsfélögum hefurðu fundið þau atriði sem ætti að setja í forgang.
Æfing 3: Skoðaðu efnið þitt frá sjónarhorni viðskiptavinarins
Nú er komið að samanburðinum.
Taktu fram glósurnar úr æfingum 1 og 2. Æfing 3 hjálpar þér að komast að því hvort það sé markaðsefnið eða innri samskiptin sem þurfa uppfærslu.
Prófaðu þessa fimm þrepa yfirferð:
- Lestu forsíðu vefsíðunnar upphátt.
- Lestu lykilhluta bæklingsins, sölukynninga eða annars markaðsefnis.
- Berðu orðalagið saman við það sem samstarfsfólkið sagði í æfingum 1 og 2.
Berðu eftirfarandi saman:
- Eru allir að lýsa sömu kjarnaverðmætunum?
- Notar starfsfólkið sömu hugtök og þið notið í ytri samskiptum?
- Leggur starfsfólkið áherslu á sömu styrkleika og þið kynnið í markaðsefninu?
- Eru útskýringar starfsfólks einfaldari eða flóknari en ytri skilaboðin?
- Er starfsfólkið að lofa einhverju sem markaðsefnið styður ekki – eða öfugt?
- Merktu við þau atriði þar sem orðalag, fullyrðingar eða áherslur passa ekki saman.
- Ákveddu hvort uppfæra þurfi ytra markaðsefnið eða innri samskiptin.
Ábending:
Ef teymið er þegar farið að tala um nýjar þarfir viðskiptavina ➡️ Uppfærðu efnið svo það endurspegli þær.
Ef efnið er uppfært en starfsfólkið notar ekki sömu skilaboð ➡️ Styrktu skilaboðin innan fyrirtækisins.
Nú hefurðu greint hvar misræmið liggur og ákveðið hvað þarf að uppfæra 🙌
Næstu tvær æfingar hjálpa þér að koma á einföldum ferlum sem gera þér kleift að greina framtíðarmisræmi áður en það fer að skapa of mikinn rugling.
Æfing 4: Búðu til sameiginlegt skilaboðablað
Til að tryggja að allir innan fyrirtækisins séu á sömu blaðsíðu er gagnlegt að hafa einfalt, sameiginlegt skilaboðablað. Og nei – við erum ekki að tala um langt og leiðinlegt vörumerkjaskjal.
Skilaboðablað er einfalt verkfæri sem teymið getur notað daglega til að tryggja samræmi. Það á að vera stutt og hnitmiðað svo starfsfólkið noti það í raun.
Það gæti til dæmis innihaldið:
- Kjarnaskilaboðin í einni setningu
- Stutta „elevator pitch“
- 3–5 atriði sem skapa mest verðmæti fyrir viðskiptavinina
- Einfaldan lista yfir hugtök sem fyrirtækið notar
- Uppfært orðalag um vörur, þjónustu eða lausnir
Deildu skjalinu með öllu teyminu og notaðu fimm mínútur á fundi til að fara yfir það. Þannig verður auðveldara fyrir alla að lýsa fyrirtækinu á sambærilegan hátt – án þess að starfsfólk þurfi að fylgja fyrirfram skrifuðu handriti eða upplifi að tjáning þess sé takmörkuð.
Svona heldurðu skilaboðablaðinu lifandi:
- Notaðu það við móttöku og þjálfun nýrra starfsmanna.
- Hafðu það aðeins eina síðu.
- Geymdu það þar sem allir finna það auðveldlega – ekki grafið djúpt í möppukerfinu.
- Uppfærðu það í hvert sinn sem markaðsefni eða áherslur breytast.
Æfing 5: Gerðu samræmingu að hluta af mánaðarlegu vinnuferli
Þetta skref getur skipt gríðarlega miklu máli – svo ekki sleppa því. Hér breytir þú einstöku verkefni í stöðugan vana og gerir um leið mun auðveldara að halda innri og ytri samskiptum samræmdum.
Komdu á nokkrum einföldum mánaðarlegum venjum:
- Bættu 5 mínútna „skilaboðasamræmingu“ við teymisfundi.
- Hvettu starfsfólk til að benda á misræmi þegar það verður vart við það.
- Spyrðu söluteymið einu sinni í mánuði: „Hvað eru viðskiptavinir að segja þessa dagana?“
- Láttu samstarfsfólk vita þegar markaðsefni breytist.
- Farðu yfir eitt markaðsefni í hverjum mánuði í stað þess að bíða í heilt ár.
Þessar litlu venjur koma í veg fyrir að smávægilegur munur þróist yfir í stórt misræmi – og geta sparað þér mikla vinnu síðar.
Byrjaðu að styrkja vörumerkið innan frá
Þarna hefurðu það: fimm hagnýtar æfingar til að koma betra samræmi á innri og ytri samskipti.
Þegar þetta verður hluti af reglulegu vinnuferli muntu sjá hversu einfalt það getur í raun verið. Þú þarft fyrst og fremst að tryggja að sagan sem þið segið innan fyrirtækisins passi við söguna sem þið segið út á við. Þegar starfsfólkið og markaðsefnið styðja sömu skilaboð finna viðskiptavinirnir fyrir því.
Og já – þá byggist traustið hraðar upp.
